Het is wat met die zomervakantie. We kijken er reikhalzend naar uit, maar hoe dichterbij die eerste vakantiedag komt, hoe gestrester we raken. Dat visiestuk moet af, de planning moet ingediend en de aanvragen goedgekeurd. Alles Moet Af. Ook buiten werktijd zit de agenda overvol. De donderdagavond breng je door op een klapstoeltje bij de eindmusical van je dochter, op vrijdagmiddag haast je je naar die zomerborrel van de afdeling en daarna rij je in één streep door naar het optreden van Youp – die kaartjes lagen al twee jaar in de la te wachten tot het weer mocht. Allemaal leuk natuurlijk, maar wel veel. Zo veel dat je lijf ongemerkt buiten adem raakt. En zo rennen we als een hijgend hert de vakantie in.
YIHAA!
Het is tijd voor een nieuw plan. Want die eerste vakantieweek grotendeels slapend of zelfs ziek doorbrengen is zonde van je vrije tijd. Bovendien: met een paar aanpassingen in je werkwijze breng jij voortaan je laatste werkweken én je eerste vakantieweek door alsof je Boeddha zelf bent. Van moetisme naar zen in vier stappen. Doe je mee?
1. Check eerst je agenda
Krijg je de vraag of je nog wat voor iemand kunt oppakken voor je vakantie? Zeg niet gelijk ja, maar laat weten dat je er straks op terugkomt. Ondertussen kun jij rustig in je agenda kijken of het wel of niet past. En als het eigenlijk niet past, past het dus niet.
2. Wees kritisch
Laat je niet gijzelen door andermans zomervakantielijstje. Kan het ook zonder jou? En zo niet: kan het ook na de zomer? Nog even snel wat klaarstomen levert vaak snelle kortetermijnoplossingen op. Die wegen vrijwel nooit op tegen de ideeën die ontstaan als je met een fris hoofd en vol energie met de kwestie aan de slag gaat. Na de zomer dus. Kwaliteit gaat negen van de tien keer vóór snelheid.
3. Veeg tijdig je agenda leeg en schaal af
Ben jij zo’n betrokken medewerker die nog even aanhaakt bij een conference call terwijl je vrouw de auto over de Périphérique stuurt? Of die in de vertrekhal van het vliegveld nog even dat rapport afschrijft? Zulke acties worden toegezegd onder invloed van de adrenaline die in die laatste werkweken permanent door je lijf suist. ‘Dat doe ik wel even. Nee, het is echt geen probleem hoor. Ik zit straks toch uren op Schiphol te wachten.’ Je betrokkenheid is prijzenswaardig, maar je overschat jezelf. Want je hoofd zit overvol en het is de hoogste tijd dat je in de vakantiemodus geraakt. Los daarvan is het bloedirritant voor je omgeving (vrienden, gezin) dat jij nog aan het werk bent terwijl de vakantie al is begonnen. Dus neem jezelf in bescherming en doe je familie een lol: schakel tijdig af. Beperk daarom het aantal afspraken in de laatste week, want uit afspraken rollen altijd nieuwe actiepunten. En hou je agenda op de laatste werkdag helemaal blanco. Je hebt dan alle rust en ruimte om de laatste draadjes af te hechten. Na die dag gaat je laptop dicht en blijft-ie dicht.
4. De wereld draait ook door zonder jou
Is het je al eens opgevallen dat je collega’s precies weten wat jij nodig hebt op vakantie? ‘Doe het rustig aan’, is de meest gehoorde wens op je laatste werkdag. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan als je smartphone elke vakantiedag opnieuw volloopt met werkmail. De oplossing: bedenk wat jij nodig hebt om je werk echt los te laten. Steek bijvoorbeeld tijd in een goede out of the office-reply. Laat weten in welke periode je niet bereikbaar bent en wat er met inkomende mail gebeurt. Stem daarvoor met collega’s af of je in je office-reply naar hen kunt doorverwijzen zodat vragen van klanten gewoon opgepakt worden in jouw afwezigheid. Dan kun je met een gerust hart de meldingen op je telefoon uitzetten. Kun je geen vangnet creëren voor alle binnenkomende mails? De meeste klanten en andere relaties vinden het echt niet erg als ze even moeten wachten op jouw antwoord. Zolang ze maar weten wanneer ze weer een reactie van je kunnen verwachten.
En als je dan op dag vijf van je vakantie opstaat, je slippers inschiet en je al roerend in je koffie afvraagt of het nou woensdag of vrijdag is, dan weet je dat dat beetje voorbereiding alle verschil heeft gemaakt. Fijne vakantie!
