Zo voer je een slechtnieuwsgesprek waar zelfs je medewerker goed op terugkijkt
Zo’n gesprek is niet alleen voor jou een hoofdpijnklus
Als leidinggevende ontkom je niet aan het voeren van slechtnieuwsgesprekken. Omdat je bedrijf als gevolg van corona moet reorganiseren doordat de verwachte omzet opging in rook. Of omdat door bezuinigingen een mooi investeringsproject niet meer kan doorgaan, waarop je projectleider zich enorm had verheugd. Of omdat je iemand tijdens de eindejaarbeoordeling moet gaan vertellen dat hij niet meer voldoet in zijn functie. Zo’n gesprek is niet alleen voor jou een hoofdpijnklus. Grote kans dat de medewerker tegenover je ook met klotsende oksels zit af te wachten waarvoor hij op het matje moest komen.
Mijnenveld
Een slechtnieuwsgesprek kan een waar mijnenveld zijn. Hieronder een aantal veel gemaakte fouten op een rijtje:
- De boodschap uitstellen en eerst over koetjes en kalfjes praten.
- De medewerker zelf het slechte nieuws laten ontdekken.
- Het slechte nieuws uitgebreid toelichten en verantwoorden.
- De situatie bagatelliseren door op te merken dat het allemaal wel meevalt.
- Een hele verhandeling houden in een poging de boodschap te verdedigen.
- Zeggen dat jij er ook van baalt en meegaan in de emoties van de medewerker.
- Te snel oplossingen aandragen nadat je het slechte nieuws hebt gebracht.
- Te hard meedenken over oplossingen.
Ons advies: maak het jezelf en de ander gemakkelijk.
Los van alle explosieve valkuilen biedt een slechtnieuwsgesprek ook kansen die maken dat zelfs je medewerker er met een goed gevoel op terugkijkt. Deel het slechtnieuwsgesprek om te beginnen op in drie fasen:
Fase 1: Slecht nieuws meteen brengen
- Gebruik een inleidende zin en vertel direct daarna het slechte nieuws.
- Vertel in één of twee zinnen wat de reden is voor het slechte nieuws.
Fase 2: Reacties opvangen
- Geef de werknemer ruimte en tijd om te reageren. De reacties variëren van schrik en angst tot verdriet en woede. Wees daarop voorbereid en blijf rustig.
- Geef informatieve antwoorden op de vragen die gesteld worden.
Fase 3: Zoeken naar oplossingen
- Geef duidelijk aan dat je nu graag met de ander wilt nadenken over mogelijke oplossingen.
- Vraag welke alternatieven / oplossingen de medewerker zelf ziet.
- Leg uit aan welke oplossingsrichtingen je zelf zit te denken en waarom.
Pas je bovenstaande tips toe dan heb je weliswaar een teleurstellende boodschap moeten overbrengen, maar ook duidelijkheid gegeven en perspectief geboden.
Niet leuker maar wel makkelijker
Tijdens onze training Het goede gesprek voeren leren we je hoe je deze gesprekken niet leuker, maar wel makkelijker voor jezelf kunt aanpakken.
Benieuwd naar hoe je meteen het slechte nieuws brengt? Hoe je het beste reacties opvangt En op welk moment je samen naar alternatieven zoekt en wanneer juist niet? Neem dan contact met ons op en we bespreken graag onze trainingsmogelijkheden.
