Ken je dat? Een van je projecten loopt niet lekker. Je zet de koppen bij elkaar en legt nog een keer uit wat het doel is van het project en welke resultaten er moeten komen. Je bekijkt de planning, benoemt de struikelblokken en wat er moet gebeuren om het project weer recht te trekken. Na de meeting loop je tevreden terug naar je werkplek. Nu moet het goed gaan. Hoe kan het dan zo zijn dat nog geen uur later al vragen binnenkomen via de e-mail over wat je net hebt uitgelegd? Zuchtend begin je ze te beantwoorden. Wat is hier aan de hand? Is het de manier van communiceren?
Bij effectief communiceren spelen vier communicatieniveaus een rol.
De kans is groot dat jij - en met jou vele anderen - vooral op één niveau hebt gecommuniceerd: de inhoud. De inhoud is lekker duidelijk en zichtbaar. We zijn dan ook gewend om 70-80% van ons verhaal te besteden aan die inhoud (niveau 1) om daarna kort wat te vertellen over de procedure (niveau 2). Communiceren over gewenst gedrag (niveau 3) en het gevoel dat er is met betrekking tot een taak of project (niveau 4) slaan we over.
Vergis je niet: je medewerkers doen het ook.
Je krijgt de vragen van je medewerkers óók op de inhoud, zelfs als het daar niet echt om gaat. Wat er aan gevoel onder zit, wordt ook door hen niet bespreekbaar gemaakt. Het zijn de medewerkers die denken: help, ik zou niet weten hoe ik dit moet aanpakken. Of die totaal niet gemotiveerd zijn omdat het de zoveelste verandering op de afdeling is waar ze het nut niet van inzien. Ga je hun vragen inhoudelijk beantwoorden dan raak je de werkelijke vraag-achter-de-vraag niet en ben je verre van effectief.
Communiceer verder dan inhoud en proces.
En maak tijdens je volgende meeting eens bewust ruimte voor onderwerpen als relatie, interactie en beleving. Stel bijvoorbeeld vragen als: Wat hebben jullie nodig voor deze samenwerking? Zie je het zitten om hiermee aan de slag te gaan? Wat vind je hiervan? Dikke kans dat jij straks niet meer de enige bent die na afloop met een tevreden gevoel de meeting verlaat.
Wil je meer weten over én oefenen met welke gesprekstechnieken je inzet voor welk type medewerker en hoe jij je communicatiestijl verandert naar één die moeiteloos, snel en effectief de boodschap overbrengt? Volg dan onze training Effectief communiceren.
Heb je effectief gecommuniceerd en komen er toch nog vragen of blijft het een stroef lopend project? Dan kon je nog wel eens te maken hebben met weerstand. Lees onze blog hierover: De hakken in het zand.
